Почтовый клиент Microsoft Outlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки.

Навигация Outlook

В нижнем левом углу программы Outlook 2016 имеются значки, позволяющие переключаться между различными областями – почтой, календарем, списком контактов и задач. Кроме того, зайдя в «Параметры навигации» данную область можно настроить, добавив или удалив некоторые значки, изменив порядок их вывода и задав количество иконок для отображения. Если же снять галочку с чекбокса «Компактная навигация», то вместо пиктограмм появится широкая область с соответствующими заголовками.

В ленточном меню приложения во вкладке «Вид» идем в область «Макет» и из выпадающего меню «Список дел» отмечаем дополнительные области, которые хотим видеть в окне программы. Таким образом, можно получить быстрый и компактный доступ к календарю и текущим задачам, не переходя в соответствующую область приложения.




Настройка почтового ящика MS Outlook 2016




Настройка почтового ящика MS Outlook 2016

Инструкция по настройке электронного адреса в программе Microsoft Outlook 2016.
Подробнее

Создание встреч и собраний

Перейдя в раздел с календарем, можно увидеть информацию по текущим событиям, добавить новые элементы, подключить или отключить дополнительные календари, добавив соответствующую ссылку, например, из Гугл-Календаря. Саму ссылку можно получить через веб-интерфейс соответствующего сервиса, выбрав из списка конкретный календарь и зайдя в его настройки. Если календарь не публичный, то вам нужен его закрытый адрес. Получаем его при нажатии на кнопку ICAL.

Добавляя календари коллег и предоставляя им доступ к своему расписанию, удобно в дальнейшем планировать совместные встречи и совещания. Свой календарь можно отправить по почте или опубликовать его в интернете.

Для создания встречи в календаре из ленточного меню выбираем кнопку «Создать встречу» и в появившемся окне вводим тему и место встречи, время начала и окончания, а также при необходимости описание. Можно выбрать свой статус на время создаваемого события, а также напоминание к нему. Кроме того, любое событие можно сделать цикличным, если вы выполняете его регулярно с той или иной периодичностью.

Если же во встрече должен участвовать кто-то еще, то жмем на кнопку «Пригласить участников» и вводим электронные адреса получателей. В таком случае формат встречи автоматически меняется на собрание. Нажав на кнопку «Планирование» вы увидите свой календарь, а также календари других пользователей, если они с вами поделились своими данными.

Наконец, просматривать календарь можно по конкретным дням, неделям или месяцам, используя соответствующие кнопки навигации в ленточном меню.

Добавление задач в Outlook

Помимо создания встреч и собраний в Outlook удобно создавать и использовать задачи. Их можно создать как на странице календаря или почты, так и конкретно в разделе с Задачами. Каждой задаче можно задать сроки исполнения, статус, важность и процент завершения, а также задать напоминание в желаемое время.

Задачи также могут быть цикличными и ими также можно делиться. В том числе, используя элемент задач, можно назначать работу коллегам, если они также используют приложение Outlook.

Созданные задачи будут отображаться на странице с почтой и календарем, если в меню Вид добавить соответствующую опцию в макете «Список дел». Напоминания же будут срабатывать в назначенное время, если приложение с почтой у вас запущено.

Чтобы отметить задачу как завершенную, достаточно кликнуть по значку с красным флажком. Список исполненных задач можно посмотреть на вкладке «Задачи», сделав выборку по завершенным. Здесь же можно отредактировать статус задания, если оно было отмечено завершенным по ошибке.

Оцените запись

Поделиться:

FacebookTwitterGoogleVkontaktePinterestPocketOdnoklassniki


Рубрики:

Добавить комментарий