Бесплатный сервис облачного хранилища Гугл.Диск позволяет хранить в Интернете до 15 гигабайтов ваших файлов. При этом, при желании вы можете поделиться каждым из них с кем угодно. Более того, Гугл.Диск позволяет работать с документами, имея свой собственный набор приложений для работы с текстом, электронными таблицами и презентациями.
Открытие доступа к файлам и документам
Работать с офисными документами можно как самостоятельно, так и совместно с другими пользователями. Для этого, после создания нового документа, будь то текст, таблица или презентация, необходимо добавить доступ другим пользователям, кликнув по кнопке «Настройка доступа», и указать какие именно действия они смогут выполнять с вашими файлами. Так есть возможность открыть доступ конкретным людям только для просмотра содержимого, то есть для чтения, для просмотра с возможностью оставлять комментарии или же для последующего редактирования.
Просто введите список электронных адресов для пользователей, которым будет предоставлен доступ и из выпадающего списка выберете уровень доступа.
Чуть выше есть кнопка «Включить доступ по ссылке», после чего можно настроить опцию, выбрав действия, которые будут доступны всем обладателям ссылки на ваш документ. Плюсом данного способа является отсутствие необходимости вручную добавлять каждого конкретного участника, однако минус очевиден – любой случайно попавший на страницу, также получит к ней доступ.
Впрочем, иногда бывает удобно сделать документ публичным, открыв доступ по ссылке только для чтения, а затем дополнительно указать список email адресов для тех, кто будет работать над редактированием файла.
Нажав по ссылке «Расширенные», можно увидеть список пользователей, которым в настоящий момент уже открыт доступ к документу, а также какими именно правами эти пользователи обладают. Здесь же владелец документа может поменять права любому участнику, добавить или удалить пользователя.
Предоставив доступ новым участникам, каждый из них получит соответствующее уведомление на электронную почту и сможет перейти по ссылке к новому файлу. Кроме того, каждый будет иметь доступ ко всем файлам, которыми с ним поделились, на вкладке Google Диска – «Доступные мне». При необходимости можно добавить общий файл в любой раздел своего Хранилища, чтобы не выискивать желаемый документ в «Доступных мне», когда их там уже достаточно много.
Совместное редактирование документов
При совместной работе с документом в режиме онлайн всегда можно видеть иконки пользователей, одновременно работающих с файлом, а также есть возможность устроить обсуждение документа, нажав на кнопку чата. Кроме того, можно оставлять комментарии, причем после добавления комментария любым участником, иконка с пометкой будет отображаться на полях до тех пор, пока не будет отмечена как решенная. При этом список всех комментариев к документу всегда можно посмотреть, нажав на соответствующую кнопку «Комментарии».
Помимо иконок в верху экрана действия каждого участника над документом также отображаются в реальном времени. Можно увидеть где именно находится курсор того или иного пользователя, а также те действия, что он производит – ввод или удаление текста, редактирование и многое другое. Рядом с курсором каждого коллеги отображается его имя.
Те пользователи, которые не имеют прав на редактирование, но могут комментировать документ, могут оставить пожелания по изменениям в документе – они будут оформлены в виде комментариев. Обладатели прав на редактирование могут принять правку или отклонить ее.
Список активных действий над файлом можно посмотреть в его свойствах, выделив документ в Гугл Диске и кликнув на соответствующую пиктограмму. Во вкладке статистика будет информация по действиям участников.
Таким образом можно совместно работать с текстами, таблицами и презентациями. Всё в реальном времени, быстро и удобно. А главное, работать с документами можно с самых разных устройств.
0 комментариев